Didelių tekstinių dokumentų tvarkymas Microsoft Word 2003

Dažnai tvarkant didelius tekstinius dokumentus susiduriame su įvairiausiomis problemomis, pavyzdžiui, kaip visame dokumente pakeisti antraščių stilių (pabraukti, padidinti raidžių dydį ir t.t.), kaip prie paveiksliukų, lentelių pridėti pavadinimus (angl. caption) ar kaip tinkamai sutvarkyti dokumento puslapines antraštes ir poraštes (angl. header and footer). Taip pat perskaitę straipsnį sužinosite, kaip tinkamai ir taisyklingai sukurti turinį ar rodyklę, sunumeruoti puslapius, pridėti papildomos informacijos ir t.t..

Teksto stilių tvarkymas

Dideliuose dokumentuose neišvengiama teksto stilių (angl. styles) gausos – antraštės, temos, skyrių pavadinimai žymimi vienaip, tekstas turi savo atskirą, o įvairios citatos, svarbesni akcentai žymimi dar kitaip. Stilius – tai vardą turintis formatų rinkinys naudojamas didelių tekstų dokumentų tvarkymui, išlaikant jų pateikimo formos vienodumą. Pavyzdžiui, jūs sukūrėte dokumentą, tačiau vėliau nusprendėte, kad skyrių pavadinimai turi būti išskirti kitaip – ne tik pabraukti, bet ir parašyti kursyvu. Tokiu atveju jums tektų visuose puslapiuose ieškoti skyriaus antraščių, žymėti jas ir keisti – nuobodus, ilgas ir neefektyvus darbas.

1 pav.

Kad išvengtumėte tokių nesklandumų, turite iš pradžių susikurti reikiamus formatavimo stilius. Keliaukite į Format > Styles and Formating (1 pav.). Šioje šoninėje juostoje galite susikurti naujus ir koreguoti jau esamus stilius. Norėdami sukurti visiškai naują teksto stilių pasirinkite Naujas stilius (angl. New Style). Atsidariusiame lange (2 pav.) galite rinktis visus teksto formatavimo parametrus – raidžių dydį, šriftą, tarpus tarp eilučių, įtraukas (angl. indent) ir t.t. Nustatę reikiamus parametrus nepamirškite priskirti pavadinimo bei išsaugoti.

2 pav.

Jeigu jau esate sukūrę dokumentą ir norite tam tikras jo teksto dalis paversti atskirais stiliais, jums reikia pažymėti norimą vietą ar tekstą, atsidaryti stilių nuostatų langą ir pasirinkti Naujas Stilius (angl. New Style), priskirti vardą bei išsaugoti.

Jeigu vėliau dokumente sugalvosite atlikti ar pakeisti, ką nors, jums tereikės keisti stiliaus parametrus. Tai padaryti galite paspaudę dešinįjį pelės klavišą ant formatų rinkinio ir pasirinkę Keisti (angl. modify, 1 pav.). Paspaudus atsidarys tas pats dialogo langas, kaip ir kuriant naują formatų rinkinį – turėsite galimybę atlikti visus norimus pakeitimus, nėra jokių apribojimų – galite iš esmės pakeisti dokumento ar teksto dalies išvaizdą.

Turinio sudarymas

Pirmas žingsnis, kurį turime padaryti prieš kurdami turinį – tai tinkamai paruošti dokumentą. Kiekviena teksto antraštė, potemė ar skyrius turi būti tinkamai sužymėti pagal savo hierarchiją. Aukščiausias ir didžiausias dokumento vienetas turėtų būti skyrius, kurio antraštė pažymėta „Heading 1“ stiliumi, kiti mažėjančias tvarka – „Heading 2“, „Heading 3“ ir t.t.

Jeigu nuo pat pradžių su dokumentu dirbote netinkamai ir kurdami jį taisyklingai nesužymėjote antraščių, dabar teks visa tai atlikti patiems, nes šiuo atveju nėra jokios Microsoft Word funkcijos ar priemonės, kuri galėtų pagelbėti. Tačiau jeigu jūsų antraštės gana skirtingos, pavyzdžiui, išskirtos dideliu šriftu, o potemės ar skyriaus pavadinimai parašyti kursyvu, pabraukti, galite pamėginti visą, panašiai parašytą tekstą, pažymėti bei priskirti atitinkamą stilių. (reikia atkreipti dėmesį į tai, kad jokia kita dokumento dalis, pavyzdžiui, esanti tekste, negali būti parašyta lygiai tokiu pačiu formatų rinkiniu – stiliumi.) Išsirinkę antraštę ir ją pažymėję, spauskite dešinįjį pelės klavišą, atsidariusiame meniu pasirinkite Žymėti tekstą su panašiu formatavimu (angl. Select Text with Similar Formatting, 3 pav.), tuomet pasirinkite atitinkamą antraštės stilių. Galbūt jums pasiseks ir didžiąją dalį darbo padarys programa.

3 pav.

Sekantis veiksmas, kurį reiktų atlikti tai tinkamai suformatuoti savo sužymėtas antraštes. Keliaukite į Format > Styles and Formating, dešinėje programos dalyje atsidarys nuostatų langas. Jame pasirinkite antraštę, kurią norite keisti (šiuo atveju nekurkite naujų, o koreguokite jau esamas antraštes ir jų išvaizdą), paspauskite dešinįjį pelės klavišą ir pasirinkite Keisti (angl. modify). Pagal savo poreikius suformatuokite visas dokumento antraštes – pavadinimus.

Sukurkite naują lapą dokumento pradžioje (po savo pirmojo puslapio, arba jeigu tokio nėra, dokumento pirmajame puslapyje) žymeklį padėję prieš patį pirmąjį žodį dokumento pradiniame puslapyje ir nuspaudę klavišų kombinaciją ctrl + enter.

4 pav.

Atlikę visus paruošiamuosius darbus programos meniu juostoje pasirinkite: Insert > Reference > Index and Tables, atsidariusiame lange – turinio kortelę (angl. Table of Contents). Šioje kortelėje (4 pav.) galite koreguoti savo turinio išvaizdą pasirinkdami Bendrajame (angl. general) skirsnyje esančias nuostatas. Formatai (angl. formats) – tai jūsų turinio išvaizda – siūlytumėme naudoti formalų (angl. formal) arba klasikinį (angl. classic) stilių, nes jie geriausi pateikiant dokumentus. Lygių rodymas (angl. show levels) – jūsų dokumento „gylis“, kiek daug antraščių lygių jis turi. Šią nuostatą pasirinkite atsižvelgdami į tai, kiek daug antraščių sužymėjote ar sukūrėte rašydami tekstą. Nustatę spauskite patvirtinimo mygtuką ir jau turėsite turinį.

Jeigu dokumente vėliau ką nors pakeisite – pašalinsite temas, papildysite naujomis, pridėsite daugiau skyrių ar rodyklę, jums tereikės pažymėjus turinį paspausti dešinįjį pelės klavišą ir pasirinkti atnaujinti turinį (angl. update field, 5 pav.) – visa kitą programa padarys pati.

5 pav.

Dalykinės rodyklės sudarymas

Kurdami dalykinę rodyklę, iš pradžių turime sudaryti žodžių sąrašą. Tai atlikti galime sukūrę naują dokumentą ir visus rodyklėje būsiančius žodžius surašę į atskiras eilutes. Kiekvienos eilutės pabaigoje turi būti kablelis, jeigu žodžiai yra tikriniai – tai iš didžiosios raidės, jeigu rašomi mažąja – iš mažosios ir pan. Į atrinktų žodžių sąrašą taip pat galime rašyti ir frazes, svarbu, kad jos būtų vienoje eilutėje, nepamirškime kablelio pabaigoje.

Tuomet sukūrę naują puslapį redaguojamo dokumento pabaigoje, turite atsidaryti rodyklės kūrimo langą: Insert > Reference > Index and Tables. Šiame lange, rodyklės kortelėje (angl. Index), galite pasirinkti, koks bus kuriamos rodyklės išdėstymas ir išvaizda. Galite pasirinkti, kiek skilčių (angl. Columns) sudarys jūsų rodyklę;  ar bus panašiai kaip rengiant turinį lygiuojami skaičiai dešinėje pusėje (angl. Right align page numbers).

Viską nustatę, pasirinkite „AutoMark“ funkciją, atsidariusiame lange susiraskite anksčiau išsaugotą dokumentą su rodyklės žodžiais. Microsoft Word programa pati sužymės visus jūsų dokumente esančius žodžius, prie kiekvieno jų nuo šiol bus specialus žymėjimas XE. Jį galite matyti nuspaudę įrankių juostoje esantį mygtuką, panašų į pi.

Padėję pelės žymeklį paskutiniame dokumento lape, pakartokite veiksmus, tik šįkart nesinaudokite „AutoMark“ funkcija – programa pati sukurs rodyklę pagal anksčiau pasirinktas nuostatas.

Jeigu pasigendate kokio nors žodžio ar frazės, patikrinkite, ar jis pažymėtas dokumente kaip rodyklės dalis ir ar teisingai įvedėte jį rodyklės atrinktų žodžių sąraše.

Puslapių antraštės ir poraštės

Antraštės ir poraštės (angl. Header and Footer) dydis priklauso nuo puslapio nuostatose (File > Page Setup) nustatyto paraščių (angl. Margins) dydžio. Todėl jeigu norite antraštėse ir poraštėse pateikti labai daug informacijos, jūsų dokumento paraštės taip pat turi būti gana plačios. Norėdami jas redaguoti, paspauskite View > Header and Footer. Visus antraščių ir poraščių elementus galima dėti bet kuriame puslapio kampe ir per vidurį – viršuje arba apačioje dokumento. Atsidariusioje įrankių juostoje (6 pav.) galite pasirinkti, ką norite įterpti. Mygtukų aiškinimas (skaičius atitinka mygtuko numerį paveikslėlyje):

6 pav.

1. Programa jau paruošusi keletą šabloninių tekstų, kuriuos galite įterpti į savo puslapį. Kai rinksitės tekstą iš šio meniu, jums bus parinkta ir vieta, kurioje jis bus įterpiamas. Teksto vietą galite pakeisti jį pažymėję ir nutempę į reikiamą kampą ar poziciją.
2. Tai puslapio numerio įterpimo mygtukas (angl. Insert Page Number).
3. Paspaudę šį, įterpsite puslapių kiekį dokumente (angl. Insert Number of Pages).
4. Šis mygtukas atveria papildomą langą, kuriame galite nustatyti skaičių formatą (romėniški skaitmenys, abėcėlės raidės ir kt.), taip pat tai, nuo kokio skaičiaus pradėti puslapių žymėjimą.
5. Datos įterpimas. Įterpus datą ir kiekvieną kartą atidarius dokumentą bus rodoma tos dienos data. Dešiniuoju pelės mygtuku paspaudę ant jos ir pasirinkę Keisti lauką (angl. Edit Field), išvysite langą, kuriame galite keisti datos nuostatas, formą ar net lauko tipą.
6. Laiko įterpimas. Tas pats kaip ir data: pasirinkę Keisti lauką, atversite laiko nuostatų langą.
7. Atveria puslapio nuostatų langą. File > Page Setup atitikmuo. Galite keisti dokumento išvaizdos, paraščių ir kt. nuostatas.
8. Paspaudę šį mygtuką, galite slėpti tekstą ir matyti tik antraštes, poraštes.
9. Šiuo mygtuku pasirenkate, ar norite susieti šią antraštę arba poraštę su esančiomis ankstesniuose puslapiuose.
10. Tai greitas ir patogus būdas peršokti nuo antraštės prie poraštės ir atvirkščiai tame pačiame puslapyje.
11. Praeita arba sekanti antraštė, poraštė.
12. Praeita arba sekanti antraštė, poraštė.
13. Pasirinkę visas nuostatas, užverkite šią įrankių juostą šiuo mygtuku – grįšite prie teksto redagavimo.

Lentelių ir paveiksliukų numeravimas

Microsoft Word programoje įvairūs dokumento paveiksliukai numeruojami suteikiant jiems specialius pavadinimus (angl. Caption). Programa neturi automatinės funkcijos, skirtos paveiksliukams numeruoti ir vadinti, tačiau jai kartais pavyksta tinkamai sužymėti Microsoft Excel 2003 lenteles. Tai reiškia, kad visiems kitiems įterptiems failams turėsite pavadinimus priskirti rankomis.

7 pav.

Norėdami pridėti paveiksliukui ar kitam elementui pavadinimą, turite dešiniuoju pelės klavišu paspausti ant jo ir pasirinkti Pavadinimas (angl. Caption). Atsidariusiame lange (7 pav.) galite pasirinkti paveikslėlio etiketę (angl. Label). Jeigu nerandate tinkamos, galite susikurti naują, pasirinkdami Nauja etiketė (angl. New Label). Taip pat galite pasirinkti pavadinimo vietą – po įterpto elemento ar virš jo. O paspaudę mygtuką Numeracija (angl. Numbering), atidarysite langą su skaičių sekos nuostatomis.

Pasirinkus automatinį režimą (angl. AutoCaption), jums reikės pasirinkti, kokio tipo įkeliamus failus ir kaip norėsite sužymėti – panašiai kaip ir dirbant rankomis.

Naudodamiesi šiais numeravimo būdais, išvengsite problemų su teksto stiliais, išdėstymu.

Apibendrinimas

Tinkamai dirbdami su dokumentais, sutaupysite savo ir kitų bendradarbių laiko. Vėliau redaguoti tokius dokumentus bus gerokai paprasčiau, išvengsite netikėtai kilusių ir sunkiai paaiškinamų programos klaidų ar nesusipratimų. O ir patiems smagiau, kai daugumą darbo programa atlieka pati.