Dokumentų šablonų kūrimas ir redagavimas su „Microsoft Office Word“

Dažnai biuro darbuotojai susiduria su monotonišku darbu, kuris ne tik eikvoja laiką, bet ir tampa nuobodus bei įkyrus. Būtent todėl verta susipažinti su Microsoft Office Word teksto rengyklės galimybe kurti, redaguoti ir saugoti dokumentus – šablonus, kuriuos vieną kartą sukūrę, naudosite pakartotinai, kai tik jų prireiks. Taip išvengsite seniau užpildytų dokumentų paieškos, nebereikės kopijuoti, įklijuoti reikiamų, šalinti nereikalingų informacijos blokų, o tai padės išvengti klaidų.

Šablonas – dokumento forma, kuria remiantis kuriamas naujas dokumentas, pavyzdžiui, kiekvieną kartą paspaudę naujo dokumento kūrimo mygtuką jūs atveriate Tuščio dokumento (angl. Blank document) šabloną, kurį pildote „nuo nulio“. Tačiau kiekvieną dieną susiduriant su šusniu skirtingų dokumentų ir formų kiekvieną iš jų atkūrinėti iš atminties ar pradėti nuo tuščio lapo neefektyvu ir beprasmiška.

Šablonų naudojimo pranašumai

• Vieną kartą sukurtas dokumentas gali būti naudojamas daugybę kartų.
• Apsaugoma nuo informacijos pakeitimų ir suteikiama prieiga tik prie iš anksto numatytų laukų, pavyzdžiui, žmogus, kuriam paskirta pildyti dokumentą netyčia nepakeis jūsų numatytų duomenų.
• Galimybė šablonus apsaugoti slaptažodžiu – tik jūs vienas galėsite keisti savo sukurtus šablonus.
• Šablonais galima dalintis ir keistis – jie nėra susieti su jūsų kompiuteriu ar tik jūsų turima programine įranga (Word versija ar išskirtinai tik viename kompiuteryje įrašyta teksto rengykle).
• Šablonų koregavimas, papildymas nauja informacija, senos trynimas – paprasti ir nesunkūs veiksmai.
• Sumažėjusios darbo laiko sąnaudos – efektyvesnis darbas su dokumentais.

Šablonų kūrimas

1 pav.

Prieš kurdami naujus šablonus turime įsijungti jų redagavimo juostą Word 2007 ir Word 2010, o tai galite padaryti pasirinkę Failas -> Nuostatos -> Tinkinti Ribbon (angl. File -> Options -> Customize Ribbon) dešinėje atsidariusio lango pusėje pažymėti varnelę ties Developer juosta (1 pav.). Jums reikalingas funkcijas ir mygtukus rasite ties Valdymo (angl. Controls) dalimi, variantą Senosios formos (angl. Legacy Forms). Siekdami suderinamumo su senesnėmis teksto rengyklės versijomis ir vengdami papildomų problemų kol kas naudokite svarbiems dokumentams tik senųjų formų skiltyje esančias galimybes.

2 pav.

Word 2003 vartotojai turėtų įsijungti atitinkamą priemonių juostą (2 pav.) pasirinkdami Rodymas -> Priemonių juostos -> Formos (angl. View -> Toolbars -> Forms).

Šablonų dokumentuose gali būti įterpiami įvairūs specialūs laukai bei įprastas tekstas, kuris renkamas ir redaguojamas kaip įprastame tekstiniame dokumente, t.y. naudodajant visas taisyklingo dokumentų rengimo priemones: pastraipų nuostatas, įtraukas, tabuliavimo galimybes ir t.t.

Duomenų įterpimo laukeliai

Į duomenų įterpimo laukelius (angl. Text form fields) galite įrašyti bet kokią norimą informaciją: tekstą, skaičius, datą ar net skaičiavimo formules. Visas šio tipo laukelio nuostatas galite atverti pasirinkę norimą laukelį, ant jo paspaudę dešinįjį pelės klavišą ir iš iškilusio meniu pasirinkę Nuostatos (angl. Properties, 3 pav.). Tas pats principas taikomas ir kitiems toliau aprašytiems laukams.

3 pav.

Atsivėrusiame nuostatų lange galite įrašyti numatytąjį tekstą (angl. Default text), kuris bus rodomas dar nieko neįvedus. Taip pat turite galimybę apriboti įvedamų duomenų kiekį pasirinkę norimą maksimalų lauko ilgį (angl. Maximum length), tai naudinga siekiant išvengti klaidų įvedant specifinę informaciją, pavyzdžiui, sąskaitų numerius, telefonus, asmens kodus ir kt. Turite galimybę ir automatiškai padidinti pirmąją įvesto teksto raidę arba jas visas ir atvirkščiai.

Kiekvienam duomenų tipui yra atskiros nuostatos, todėl, pavyzdžiui, pasirinkę skaičiaus formatą galėsite dar papildomai nustatyti trupmeninės dalies poziciją, pridėti valiutos simboliką, ar procentus. Toks pats principas galioja ir pasirinkus datą.

Tačiau be šių esminių galimybių, šiuos laukelius galite panaudoti tuo metu esančios datos, laiko automatiškam įvedimui ar net įvesti formulę (panašiai kaip Excel skaičiuoklėje) ir gauti apskaičiuotą rezultatą įrašius norimą informaciją – tokiu atveju pažymėkite Skaičiuoti įvedus (angl. Calculate on exit) varnelę. Pavyzdžiui, norėdami sudėti kelis skaičius dviejuose sukurtuose langeliuose, turite prisiminti jų žymas (angl. Bookmark), kurias galite įrašyti ir patys pagal savo nuožiūrą, tarkime, Text1 ir Text2, tuomet rezultatų laukelyje turėtų būti įvesta formulė =Text1+Text2 (žr. 4 pav.) bei pažymėta minėta varnelė.

4 pav.

 „Taip-ne“ laukas

Be jau aptarto duomenų įterpimo lauko galite pasirinkti ir sąrašams naudotinų priemonių, pavyzdžiui, varnelių žymėjimo laukus arba taisyklingai lietuviškai „taip-ne“ laukus (angl, Check box, nuostatas matote 5 pav.). Vartotojas, atvėręs šabloną varneles galės žymėti tiesiog spausdamas ant nurodyto laukelio.

5 pav.

Pasirinkimas iš išsiskleidžiančio sąrašo papildymas

Naršydami internetinėje erdvėje tikrai esate susidūrę su pasirinkimais iš nurodyto išsiskleidžiančio sąrašo (angl. Drop-down form field) – šįkart tai galite pritaikyti patys savo kuriamuose šablonuose.

6 pav.

Šis laukas (6 pav.) naudingas tuo, kad galite apriboti įvedamą informaciją, o tai reiškia, kad patys kurdami dokumentus sutaupysite laiko, nes nereikės įvesti viso teksto iš naujo, o siųsdami užpildytą šabloną kitiems, apsaugosite nuo informacijos pakeitimų ir išvengsite klausimų „ką čia rašyti“ ar pan.

Šiame nuostatų lange galite ne tik įterpti norimą informaciją į sąrašą ar ją iš ten pašalinti, bet ir stumdyti parinktis aukštyn-žemyn, naudodamiesi rodyklytėmis sąrašo dešinėje pusėje (6 pav.) .

Šablonų apsaugojimas

Norėdami apsaugoti savo sukurtus šablonus nuo kitų žmonių pakeitimų ir aktyvuoti tik jūsų įterptus laukelius, turite Word 2003 šablonų priemonių juostoje pasirinkti spynelės mygtuką (žr. 2 pav.), o naujesnių teksto rengyklių vartotojai turi apriboti prieigą pasirinkę Uždrausti taisymą (angl. Restrict editing) Developer juostoje, ties Apsaugoti (angl. Protect) dalimi (1 pav.).

Norimus paties šablono pakeitimus įvykdyti galite atvėrę norimą šabloną. Svarbu, kad neužmirštumėte jo užrakinti vėl.

Šablonų saugojimas

Savo sukurtą šabloną vėlesniam naudojimui galite išsaugoti pasirinkę funkciją Išsaugoti kaip (angl. Save As) ir dokumento tipą nurodę Document Template, kuris ir reiškia, jog jūsų sukurtas dokumentas bus šablonas. Savo šablonus galite saugoti teksto rengyklės numatytoje vietoje arba kur tik panorėsiteKuriant naujus dokumentus iš išsaugoto šablono, šablono išsaugojimo vieta darbui turės tik menką įtaką. Bet kuriuo atveju verta pasidaryti atsargines šablonų failų kopijas.

Naujų dokumentų kūrimas iš išsaugoto šablono

Naują dokumentą sukursite pasirinkę Failas -> Naujas (angl. File -> New) ir, jeigu prie jau esamų Word (Word 2007, 2010) nematote savo sukurto šablono, pasirinkite Sukurti iš esamo dokumento (angl. Create from existing) ir susiraskite savo kietajame diske išsaugotą šabloną. Word 2003 vartotojai atlieka tuos pačius veiksmus, tik visi valdymo veiksmai atliekami naudojantis dešinėje pusėje atsiradusia juosta.

Apibendrinimas

Šablonai padės jums sutaupyti laiko, efektyviau naudotis kompiuteriniais dokumentais ir apsaugoti juos nuo nereikalingų pakeitimų, o jų kūrimo procesas primena paprastų dokumentų kūrimą, nes nėra sudėtingas, todėl tikrai verta išmėginti ir pritaikyti šablonus savo kasdieniame darbe.